segunda-feira, 26 de setembro de 2011

DICAS DE UMA FESTIVA PARA VISITA DO GOVERNADOR DISTRITAL PARA DIRETOR DE PROTOCOLO…

Ø O primeiro passo que o Diretor de Protocolo deve tomar quando da proximidade de uma festiva é a reunião com o Presidente do Clube e o responsável pela Comissão de Eventos, pois saberá dessa forma a quantidade estimada de pessoas que poderão comparecer, bem como as autoridades que estarão sendo convidadas, ou seja, àquelas que com a maior probabilidade deverão comparecer na Festiva.

Ø Não se pode deixar de salientar que, quando da Festiva de Visita de Governador, o Diretor de Protocolo deverá lembrar ao Presidente do Clube e ao responsável pela Comissão de Eventos (caso o clube tenha) em evitar ao máximo convites a outras autoridades, pois a Festiva deverá ser dedicada ao máximo ao Governador de Distrito, evitando-se assim que o Governador se melindre.

Ø Faça, em data próxima a Festiva, a reunião prévia de praxe com o Presidente e o Secretário, com o intuito de levantar possíveis contratempos, estipular o número de integrantes que comporão a Mesa da Presidência e, principalmente elaborar um "TIMING" da futura reunião. Salienta-se que em reuniões festivas, devemos sempre ter em mente os CONVIDADOS, portanto, elabore uma festiva com tempo máximo de 2 (duas) horas de duração, não ocupando a tribuna em demasia, onde alguns assuntos deverão ser relevados, tais como por exemplo: expediente de companheirismo (aniversariantes da semana, etc), expediente de secretaria, entre outros (mais adiante elaboramos modelo de "timing's" de uma reunião festiva);

Ø Prepare com antecedência as fichas de apresentação das prováveis autoridades (mais adiante damos modelo de tais fichas), que deverão comparecer na Festiva (consulte a lista de convidados elaborada pelo responsável da Comissão de Eventos/Presidente). Projete algumas possibilidades de composição da mesa, a fim de checar a precedência das prováveis autoridades presentes, por exemplo: se o Governador Eleito e esposa vierem, que lugares ocuparão na mesa? se o Governador Indicado também comparecer em que lugar irá? se o Presidente do Clube Padrinho não vier, qual Presidente irá à mesa? Tais dúvidas certamente lhe serão úteis pois, dessa forma estará exercitando seus conhecimentos e buscando inúmeras alternativas para determinadas situações. Não esqueça da Lista de Presidentes do Distrito (adiante fornecemos tal listagem).

Ø Sob a responsabilidade do Diretor de Protocolo deverá ser formada, uma Comissão de Protocolo visando o bom preparo da Festiva, no tocante a instalações (som, iluminação, acomodações, prato a ser servido, etc), bem como no cuidado com todo o desenrolar da mesma, ou seja, cuidado e atenção com a Mesa da Presidência, com o "timing" da reunião, atenção com convidados no plenário, etc. Dessa forma recomendamos a utilização dos seguintes companheiros: 2o. Diretor de Protocolo, o responsável pela Comissão de Eventos (caso o clube tenha) e o 1º e o 2º Secretário do Clube que deverão desempenhar funções específicas a saber:

o Um deles deverá desempenhar o elo de ligação entre você e a recepção, a fim de que você possa sempre estar ciente das autoridades que estão chegando, facilitando assim a montagem da Mesa da Presidência, que no presente caso possuirá certamente número considerável de componentes, como também a elaboração das autoridades presentes que deverão ser anunciadas. Utilize a lista de Governadores do Distrito e de Presidentes de Clubes, apontando na mesma apenas àqueles que estão presentes.

o Divida o plenário em setores, delegando a tais companheiros a responsabilidade quanto às acomodações e, quando do início da Reunião, os mesmos deverão dar total assistência a convidados e companheiros em seus respectivos setores;

Ø Reserve no plenário local de destaque para uma Mesa Especial, caso o número de autoridades seja considerável (não esqueça de apresentá-la e muita atenção em não citar a palavra - extensão da Mesa da Presidência);

Ø Reserve local especial muito próximo a Mesa da Presidência, pois caberá a você dar total assistência a seu Presidente, bem como a todos os componentes que ocupam a Mesa da Presidência;

Ø Faltando 5 (cinco) minutos para o início formal da Reunião Festiva, termine a composição, solicite aos companheiros que compõem a Comissão de Protocolo que entregue as fichas/convites àqueles que ocuparão lugares na Mesa da Presidência;

Ø COMECE A REUNIÃO FESTIVA NO HORÁRIO;

Ø Quando chamado a ocupar a tribuna para as apresentações protocolares, dedique-se apresentar os componentes da Mesa da Presidência, as autoridades rotárias e não rotárias. A Mesa da Presidência, em hipótese alguma sofrerá extensão, o correto é a montagem de local reservado para as demais autoridades (rotárias e não rotárias) que deverão ser apresentadas com destaque pelo Diretor de Protocolo. Os Presidentes Presentes deverão ser apresentados, para tal lance mão da lista de Presidentes (fornecida mais adiante). Não faça qualquer comentário, apenas apresente, esta é a sua função, portanto não quebre o protocolo, não queira ser o Presidente do Clube.

Ø Ao voltar a seu lugar informe a composição de mesa a seu Presidente, bem como as demais autoridades presentes para que mesmo faça em horário oportuno os agradecimentos. Quando da Visita do Governador, proceda da mesma forma, ou seja, informe a composição da mesa e as demais autoridades presentes, informando também os nomes das esposas de Presidentes, que se encontram presentes. Seguramente o Governador lhe ficará eternamente grato.

Ø Volte a ocupar seu lugar estratégico e dedique-se ao fiel cumprimento do "timing", dê assistência ao Presidente e demais componentes da mesa, coordene e oriente, quando necessário, os demais integrantes da Comissão de Protocolo.

FONTE:

DIRETOR DE PROTOCOLO

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